手帳会議2023(2)バレットジャーナルと業務日誌(仕事ログ)

手帳の見直しと仕分け

この記事から、手帳やノートの見直しと仕分けについて書いていこうと思う。

前回の記事では、手帳類を現状ではどう使っているのかということと、もしデジタル化をするのであれば、どういう基準で考えるかということを書いてみた。

判断基準のポイントは2つ、

  • 情報の種類(特に期間)
  • 必要な仕様

つまり、

  • 自分がその情報をどう運用・活用したいか?
  • それが便利に実現するアイテム(使いやすいアイテム)は何か?

を考えながら選ぶということ。

今回の記事では、実際に私が今使っている手帳やノート類を例に考えていきたい。

手書きできることが条件

ちなみに、私は長文はキーボードで打つのが好きだが、メモやアイデア出しは絶対に手書き派。

文章を書くときは手書きでは全然間に合わないのだが、メモやアイデアがでてくるときはキーボードではこれまた間に合わない。

なぜなのかはわからない…人体の不思議だろう(笑)。

なので、紙であろうとデジタルであろうと、手帳やノートは手書きできるものが絶対条件になる。

なお、ここでのデジタルガジェットは、あくまで手書きができる、富士通の電子ペーパー「クアデルノ(Quaderno)/A5」(旧モデル)と、ワコムのスマートパッド「バンブースレート(Bamboo Slate)/A5」を検討材料に入れている。

さて、私は今、13種類の手帳やノートを使っている(以下の名前はこの記事のために適当につけたもの)。

  1. バレットジャーナル
  2. 業務日誌(仕事のログ管理)
  3. 仕事の進捗ノート
  4. ビジネスノート
  5. ビジネスのアイデア帳
  6. 顧客&打合せノート
  7. 金銭出納帳
  8. 勉強用ノート
  9. こころノート
  10. 日記
  11. 体調ノート
  12. 睡眠メモ
  13. パートタイム用ノート

文具好きとしては使いこなす量が足りないのではないかという気もするが(笑)、もし今、似たようなことをしていたり、考えていたりしている方の参考になればうれしい。

バレットジャーナル

かなり自己流のBuJo

これは前回の記事に書いたとおり、毎日のタスク管理と、日々発生する雑多なメモも書いている。

インデックスとマンスリーログ、デイリーログ、そして必要なときにカスタムコレクションのページというシンプルな運用。

フューチャーログは作っていない。
ブレインダンプをして、そこから予め12ヶ月分用意したマンスリーに落としこむので、フューチャーログは特に必要性を感じていない。

またスケジュールはGoogle calendarなので、マンスリーもスケジュール管理ではなく、あくまでその月のタスク管理がメイン。

ただ、デイリーログには、今日のスケジュールもタスクと一緒に箇条書きで書く。

キーなどは特に使わず、スケジュールは☆で、タスクは・でそれぞれ箇条書きにし、終わったら赤線で消す。

例)
☆14:00~ 〇〇さん打合せ
・ブログ更新
〇〇申し込み

キーを使わないのは、いろいろあると覚えきれないことと、なるべく転記をしない運用を考えているので、キーがあまり必要ないということもある。

また、完了したタスクを赤線で消すと、当然紙面は汚くなる。

でも、私のBujoは、特にきれいに残す使い方をしないし、昔から赤線を引いて終了!という習慣があって、そちらのほうが精神衛生上とても良いので、そうしている。

なお、しなくてよくなったタスクやなくなった予定などは、黒で取り消し線を引く。

ライフログや感情ログは書かない

バレットジャーナルは本来、各種のログも書くことができるノート術だ。

何を食べたか、運動をしたかなど、必要なことは何でも書いてよい。

私自身は、ログはあとで見直すことに使うので、毎日のページ(デイリーログ)のなかにそれが埋もれてしまうと見づらい気がしている。

単にページが美しくないので、物理的に見づらいだけかもしれないが(笑)、ログが必要なものは別の専用ノートで運用することにしている。

今日起こったことさえ書かない。

それは、それ専用のノートに書けばいい。
仕事なら業務ログ、プライベートなら日記。

だからこそ13種類も使い分ける羽目になる。

また、感情に関しては、日記に書く。

昔から、日々持ち歩く手帳に日記を書くことに非常に抵抗を感じるほうだ。

これまで何人も、日々持ち出す手帳に仕事の予定、プライベートの予定、家計簿、日記などを全部つめこんでいる人に出会ってきた。

一元管理できる便利さは間違いないが、「それ、落としたらどうするの?」と思ってしまうのだ。

特に、社内で手帳を会議室などに忘れたり、落としていたりする人をこれまた何人も見てきたから、うっかりやで秘密主義の私(笑)としては、絶対に手帳に日記など書けない。

なので、仕事用と私用の手帳を分け、さらに日記は家に置いて専用のノートに書くことにしてきた。

特に、仕事中に私的な用事や感情の記録が目に入ると気が散るし、また夜日記を書くときに仕事のタスクが目に入るのも何かイヤなので、(私は)ノートはやはり分けるほうが良いと思っている。

なので、私のバレットジャーナルは、基本的には

  • タスク管理
  • Google calendarにまだ入れられないような曖昧なスケジュール管理
  • アイデアを含め、雑多なメモ(原則このノートしか持ち歩かないため)

が中心となっている。

コンパクトでたくさん書けるスリムノート

使っているのは、LABCLIPのスリムノート。

16×9cmというのは、ちょうどいろいろ書くのに必要なスペースと携帯性をうまく両立させたサイズだと思う。

特に縦長の形は、バレットジャーナルの箇条書きにかなり向いている。
A6やB6だとリストを書くとちょっと余ってしまうからだ。

また、スマホと同じくらいのサイズなので、バッグにも入れやすい。

このノートは厚みがあるので立ったまま、あるいは膝の上でも書けるし、サイズもコンパクトなので携帯にも便利だ。

終日でかけるときなどは、とりあえずバッグに放り込んでおき、出先で何か必要なときはすべてこれに書き込む。

例えばビジネスアイデアが浮かんだら、とりあえず書いておき、帰宅してからビジネスアイデア帳に転記する。

カスタムコレクションのページも、このノートが終わるころに必要なものをしかるべき場所に転記して、ノート自体をいつでも処分できる状態にする。

バレットジャーナルを処分するなんてもったいない?

バレットジャーナルと言えば、眺めるだけで癒されるような華麗or整然としたものを思い浮かべる方も多いかもしれない。

が、私のバレットジャーナルはちっとも癒されない。

ただ必要なことを実行するために忘れずに書いておくだけなので、正直、かなり汚い。

あとで振り返っても自分でもよく読めないし、多分読めるのは、それを書いた日の自分だけだろう。

むしろ、私自身は他人様のバレットジャーナルをネットなどで見て、いつも勝手に癒されているくらいだ。

残さなくていいが、瞬時に書きたい

さて、バレットジャーナルは、情報の種類でいうと短期、必要な仕様はさっと書けること

1日に何度も書き込むので、ずっとデスクに開きっぱなし(今のノートはリングなので、その点も便利)だし、色ペンも結構使う。

これらの条件を満たすには、デジタルよりも紙のほうが向いている。

つまり、バレットジャーナルの運用にはあまり課題を感じていないので、来年も現行のままいこうと思っている。

マンスリーだけはあるほうが便利

ただし、マンスリーページを自分で用意するのは面倒だと感じたこともあり、今回は予めマンスリーがついているリングノートを買うことにした。

スリムノートのサイズ感(160×90mm、160P)がとても気に入っているので、これくらいのサイズでマンスリーがあるリングノートと言えば、ロルバーンダイアリーのスリムサイズ(165×97mm、120P)だった。

メモページが1年持つかどうかはあまり気にしていない。

業務日誌(仕事のログ)

最低限のことを長く残したい

これも前回の記事のとおり、その日起こったこととやったことだけ書き残している。

具体的には、いかの4つを書く。

  • その日こなした仕事に関するスケジュール(アポ、打合せなど)
  • その日にした仕事に関するタスク
  • その日に新規で発生した仕事の依頼
  • その日に加入した仕事系サービスなどのメモ(新たにドメインを取得したとか)

使っているのは、ダイゴーのisshoni.の小さいほうで、日付フリーの1日1ページの手帳。

時間軸にこなしたスケジュール、空いたスペースにその他のメモを書いている。

だが、これくらいの内容なら、1日1ページでなくてもいいかな?とも思っている。

その業務をどの時期にやっていたのか?

それと同時に、作業ログは、いつからいつまでそれにかかっていたかも一緒に残したほうがいいような気がした。

〇日~〇日までは、この作業をやっていたとあとで振り返ることができる。

なので今回はウィークリーを検討中。
いわゆるざっくりバーチカルタイプだ。

ページの上の方にスケジュールやメモを書き、下の方に、こなしたタスクをガントチャート風に書いておけばいい。

オリジナルテンプレートでデジタル化?

さて業務日誌は、情報の種類でいうと長期、必要な仕様は長くためていけるということ

1日の終わりか、せいぜい業務の終わる度に書く程度で、バレットジャーナルほど頻繁には書かないし、さっと書かなければ気がすまないというほどでもない。

そして、常に過去の日誌を振り返っているわけでもない。

というわけで、「デジタルでもいいのでは?」という案がにわかに出てきた。

クアデルノに書いて保存すれば、pdfファイルでクラウドやストレージに長期保存できる。

クアデルノには、日付入りのスケジュールのテンプレートが用意されていて、一時期これにバレットジャーナルを試していたが、残念ながら私にはあまり便利に使えなかった。

というのも、このテンプレートは、マンスリーからウィークリーとデイリーにそれぞれリンクされている。

探したい内容について、日付が分かっていれば簡単にたどれるが、逆に「あれっていつの作業だっけ?」みたいなときは延々とデイリーページをめくっていく必要がある(最大366ページ)。

一覧ページもあるが、小さいのでそれほど視認性は良くないし、いちいちページを開けていくのも、動きが(スマホなどに比べると)もっさり気味なので、それも良くない。

なので、このテンプレートを使うのはまずナシだった。

「だったら、テンプレートを自作すればいいのでは?」ということになる。

イヤリーからウィークリーに飛ぶ仕様にすれば、全週めくったところで54ページですむ。

というわけで、今、イヤリーカレンダーと、ざっくりバーチカル風のウィークリーフォーマットを作っているところである。

この試みがダメだった場合は、潔くざっくりバーチカルを買うかもしれない(笑)。

ざっくりバーチカルの候補としてはこのあたり。

来年からラコニックの24時間バーチカルは消え、ざっくりバーチカルになってしまった。

次回は、仕事の進捗ノートと、ビジネスノート(起業ノート)について。

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