フリーランスが、仕事やプライベートで使う手帳・ノートを、デジタル化も含めて検討するひとり会議。
今使っている手帳・ノートは、下記の13種類だ。
- バレットジャーナル
- 業務日誌（仕事のログ管理）
- 仕事の進捗ノート
- ビジネスノート
- ビジネスのアイデア帳
- 顧客＆打合せノート
- 金銭出納帳
- 勉強用ノート
- こころノート
- 日記
- 体調ノート
- 睡眠メモ
- パートタイム用ノート
前回はビジネスのアイデア帳について書いた。
今回は、顧客＆打合せノート・金銭出納帳・勉強用ノートついて書いてみたい。
顧客＆打合せノート
顧客別のノート
これは紙のノートからクアデルノに移行した。
顧客からのメールや資料をpdfにしてクアデルノに送り、手書きで書き込めるのが本当に便利だ。
当初はメールを紙にプリントアウトして書き込んでいたりしたので、紙・インクと保管スペースの節約になっている。
相手によっては膨大な量のやりとりをするからだ。
またそのような資料にサイドノートがつけられるのも便利。
打合せノート
こちらも、案件ごとにノートを作り、毎回その続きを書いていけばいい。
基本的には、複数の案件があるので、仕事は同時進行になる。
会社員の頃から、打合せノートは１冊だけ持っていて、どんな案件も時系列に書いていた。
それさえ見れば安心ということはあるものの、案件の数が増えたり、長期化したりすると、過去のノートをたどるのに苦労することがあったので、インデックスなどを作って対応していた。
システム手帳やルーズリーフにしてみたこともあったが、まず持ち歩きにくいし、そもそもページが増えたら全部持ち出すのは不可能。
書き終わったあとに保管用ファイルに移すという作業もなかなかできなかったり、１枚だけ何かの資料と一緒に保管してしまったりして、結局時系列の綴じノートに戻った経緯もある。
クアデルノの場合はノートさえ分けておけば、クアデルノの中にどの案件のノートもあり、かつ、ある案件の過去のノートをたどるのもそこまで難しくない。
あの薄っぺらい板の中に、膨大な量のシステム手帳やルーズリーフが入っているようなものだ。
案件数が増えても、案件が長期化してもあまり問題ない。
難点があるとしたら、クアデルノはモノクロなので、端末上では色が使えないこと。
PC上にpdfファイルとして戻した時には、青か赤の色はついているので、それが救い。
何かの上に書き込むときは赤を使い、単にノートをとるときは青を使えばいい。
追記可能な中期的な情報
このノートは、情報の種類でいえば中期。
でも終わった案件は、クアデルノから出して長期保管もできる。
必要な仕様としては、いろんな案件を一か所にまとめられることと、案件ごとに情報を追加していけること。
それらをすぐにたどれること。
今のところ、クアデルノはそれを満たしているので、このノートはこのままデジタル化でいこうと思っている。
たた、この使い方だと、サイズはやはりA4のほうが使いやすいのではと思う。
今私が使っているのは、初期モデルのA5なので、ページ送りの早さやサイズにはやはり不便を感じる。
もしこのような使い方をしたい（A4資料に書き込んだり、サブノートを付けて２画面で使う）方は、ぜひ第二世代のA4を買うことをお勧めする。
金銭出納帳
クラウド帳簿のサブノート
確定申告までの正式な帳簿はクラウド帳簿のfreeeでつけているが、やはり紙で１冊持っていると重宝する。
↑freeeは確定申告目的で始めたが、使い慣れると1年中便利だということが判明。
かなり時短になるので、お勧め。
メモは手書きが簡単だし、プライベートも含め金額以外にもお金に関するメモは全部これに集約させている。
お金専用のバレットジャーナル的なものだ。
きれいに書くというよりは、毎月のお金の動きを把握するためだけに書いている。
数年後には捨てても良いものなので、情報の種類としては短～中期で、必要な仕様としてはさっと書けること。
スプレッドシートノートを自由に使う
使っているのは、ラダイトのファンクションノートのうち、スプレッドシート。
ふつうの家計簿や金銭出納帳に比べ、項目が自由に設定できるので重宝している。
毎月3種類を４ページにわたって作っている。
- 今月の支出
- 今月の支払い
- 売上の記録
まず見開きで、今月の支出ページと支払いページを書く。
支出はお小遣い帳をつけるのと同じ感覚で、日付や買ったもの、支払い方法などをメモするだけ。
支払いは、カードなどの支払額をそれぞれ書いている。
売り上げ記録は、業務ログにも書いているのだが、一覧でパっと見たいので、見開きでカレンダータイプのマンスリーを作り、種別・相手先・金額を書いている。
今月稼いでいるかどうかが一目瞭然（笑）。
ファンクションノートのスプレッドシートはいろんな使い方ができるので、本当に便利なノートだと思う。
勉強用ノート
長期保存と振り返りやすさ
これも起業後に、ビジネスノートから分散させたノート。
Ａ５のリングノートに、ビジネス系や専門系など、あらゆる勉強ものを書きためている。
本を読んだり、ネットで学んだり、何かの講座に行ったりするときにこれに書き込む。
情報の種類としては長期で、必要な仕様としては講義ノートを取るようなレベル感で書き込めて、あとでまた振り返りができること。
パラパラとめくっていると新しい発見があって（思い出して）、何かを思いついたりもするので、気軽に読み直せるのはかなり重要だと思う。
資料とノートを同時保存したい
ただ、今はまだいいが、そのうちノートの数がもっと増えたら、過去のノートを振り返ったり、ジャンル別に分けたくなったり、保管したりするのが大変かも？という気がしてきたので、クアデルノにお試し移行中。
特に資料がある講義の場合は、それを先にpdfで取り込んでおけば、直接書き込めたり、サイドノートをつけられたりするので、あとで見返すときも資料とノートがバラバラにならず重宝する。
コクヨがルーズリーフとプリントを一緒にとじられるバインダーを出しているが、学生時代まさにあれが欲しかったなと思う。
ノートもとるが、プリントにも書き込むから、一緒に見られるように保管したい。
デメリットとしては、クアデルノは、紙ノートほどにはパラパラめくれるわけではないので、簡単に読み返せる方法を考える必要がある。
そして、勉強ノートはA5ではすぐにいっぱいになりページを改めるので、本当はB5くらいがいいのかとも思う。
思えば、大学時代はB5のルーズリーフやノートを使っていた。
クアデルノなら、やはりＡ４を使ったほうが使いやすいだろうなあとは思う。
パラパラ見られるということを優先したい場合は、
- ルーズリーフやシステム手帳に書く
- スマートペンで紙に書きながらデジタル保存する
という手がある。
デジタル保存したものは、目的のものを検索して探し出すには便利だが、特に意図はなく何となく眺めるのは紙のほうがやっぱり便利な気がする。
次回は、心身を整える日記などについて書く予定。
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