マニラフォルダの活用法2:顧客フォルダを作る

技あり文具レビュー

先日とうとう入手したSMEADのマニラフォルダ。早速資料整理に使ってみたら、思った通りの使い心地で、イイ感じに収まった。

私が気に入ったマニラフォルダの特徴は、

  • 薄い(でも適度な丈夫さ)
  • 長辺の幅がA4とほぼ同じであること
  • フォルダの前面がA4よりやや小さいこと

今回はこれらをいかして顧客フォルダを作ってみた話である(ここでいう顧客フォルダは、病院のカルテみたいなものを想像していただきたい)。

※ちなみにSMEADのマニラフォルダは見出しが3山と5山があるようだが、今回は3山を買ってみた。

1.マニラフォルダ1枚=1名分の顧客フォルダ

結論から言えば、顧客ごとにその顧客の資料をマニラフォルダにまとめただけ、というもの。はさむ資料はA4のコピー用紙である。

最初はやはり穴をあけてDリングファイルにとじることも考えたが、自分の性格上、穴をあけるという1クッションが面倒になる気がしたので、もう少し簡単にしたいと思ったのだった。だから、顧客ごとにマニラフォルダに挟むだけ。リピート利用の場合も、当該のマニラフォルダを探して新たな資料を放り込めばよい。

次に、顧客名の書かれたマニラフォルダ(顧客フォルダ)をどう整理するのか?ということを考えてみた。

2.顧客フォルダを整理するファイル

マニラフォルダは日本のメーカーの個別フォルダほどには硬くないので、保管の際には何かに入れることが必須になる。すでに大量のフォルダがあるならバンカーズボックスなどでも良いが、そこまでの量はないし、使うたびにわざわざボックスのふたを開けるのがまた自分にはネックになると踏んだので却下。

もっと気軽に出し入れできて、フォルダが増えるときには収納容器も増えるようなフレキシブルな方法がないものかと考え、次の3つのアイデアがよさそうだと思った。

  • 書類立てに立てる
  • ハンギングフォルダに入れる
  • 蛇腹式ファイルに入れる

どれも気軽に出し入れできるが、収納量がフレキシブルなのと50音の見出しを付けたいと思ったので、蛇腹式のドキュメントファイルを選んでみた。

この場合、顧客名の名前をマニラフォルダに書いているので、「あ」から「わ」まで44ポケットあればよい。なので、同じ種類の32ポケットのものと13ポケットのものを用意した。この手のファイルは、いろんな色や形が出ているので選択肢は結構あるが、見た目をすっきりさせたかったので、無難に半透明をチョイス。

ポケットの見出しには、マスキングシールに「あ」「い」…と書いて貼った(注意:上記の製品だと、1か所だけ見出しが使えないポケットが出てくることになる。が、私の場合は自分しか使わないので特に問題ない)。

こうして作った蛇腹式ファイルのポケットに資料をはさんだマニラフォルダを入れてみると、フォルダの幅がA4サイズとほぼ同じのため、通常のクリアフォルダを入れたときよりも出し入れがラクだ。

また、個別フォルダよりも薄いため、マニラフォルダのほうが、ひとつのポケット内により多く入れられるだろう。

そして、ファイルに入れた状態でもマニラフォルダの見出しがしっかり出るので、顧客名を探すのも簡単。

これなら面倒くさがりの私でも、都度きちんと出し入れできそうな気がする…

まだまだ使い道にポテンシャルがありそう

というわけで、今のところ私のマニラフォルダの使い道は資料整理と顧客フォルダの2種類だが、このフォルダ、結構なポテンシャルを秘めている気がする。

日本の個別フォルダが決してダメなわけではなく(別の用途には重宝するので)、個別ファイルにはない特徴がいい味を出しているというか。

私自身、以前は、文具に限らず整理整頓は「きっちり」を目指していた。

ものすごくシステマティックなものを試しては、モノの機能ではなく私の性格の問題(笑)でクリアできず続かなかった。なので最近は、「面倒くさがり・超テキトー・雑・せっかち・忘れっぽい・時短ハック大好き」(←言葉にしてみると、わりと酷い)な私でもちゃんと使えるモノや収納方法を考えるようにしている。要は、高機能かどうかより、自分に合うかどうかが大事ということである。

マニラフォルダはざっくりはさむだけという、いかにもアメリカっぽい(?)適度なユルさが、意外と私自身には優しい文具だと思えるのだ。

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