Google Calenderでスケジュールもタスクも管理する方法

アプリ

プライベートのスケジュールはスマホのスケジュールアプリに落とし込んでいる。
色々使ってみたが、結局ビジネスカレンダー2(有料版)を使っている。
これがベストかどうかは人によるかと思うが、androidスマホでGoogleのサービスを使っているなら、このアプリはGoogle Calenderと同期できるのでかなり使い勝手がよい。
Google Calenderとどう違うのかというと、正直あまり変わらないような気もするが、Google Calenderをさらにカスタマイズできるといったところか。ビジネスカレンダー2はスケジュール専用アプリなだけあって、タスクなども細かく管理できる。両社ともシンプルな画面で使いやすいのであとは好みの問題だろう。

スケジュールアプリは複数のカレンダーを使おう

私が便利に使っている機能は複数のカレンダーを重ねて使ことができること。これはGoogle Calenderでもデフォルトの機能なので、使っている人も多いと思う。
例えば、

  • 仕事用
  • プライベート
  • 家族共用

みたいな感じで複数のカレンダーを用意して、必要に応じてそれらを表示させることができる。しかも色分けできるから、一目瞭然。
例えば仕事中なら、プライベートや家族の予定は出ないほうがいいから、非表示にしておく。
いつ休暇を取ろうかと思ったときは、仕事もプライベートも家族のスケジュールも同時に表示すれば、ベストな日にちがすぐに見つかる。ちょっと予定を調整するときもドラッグするだけ。 紙のカレンダーだと書き写したり、書き直したりでこうはいかない。

日々のタスクのプランニングこそデジタルで

私は仕事用のカレンダーを4つ作って使っている。

1.アポイント、会議など、他人と予定を合わせるイベント
2.個人で行う作業=タスクのプランニング
3.自分は直接担当しないが、職場のイベント
4.休日(土日休みでないため)

このうち2.個人で行う作業を今までバーチカルの手帳でやってきたが、急な予定はどんどん入るし、思ったより作業が進まなかったりして、リスケジュールがかなり多い。なので手帳に書く前にデジタルでやってみようと思い、Google Calenderでプランニングをしてみた。
見積もり時間を考えながら入れていくので可視化できるし、やっぱり別の日時にしようと思ったときに書き直さずにドラッグで好きな場所に移動するだけ。
ただし大量のタスクをスマホでちまちま入れるのは大変なので、PCでGoogle Calenderを開いて記入。ネットにつながっていればあっという間にスマホのほうに同期されていく。
私はとりあえずやるべきタスクをテキストファイルで箇条書きにした。あとはそれをコピペしながらGoogle Calenderの適当な日に落としていき、さらにその日のなかで他の予定や作業と調整するとスムーズだ。

この手のアプリは定例会議などは繰り返し設定を使えば1年分でも一瞬で設定できるから、紙の手帳に書きこむ手間が信じられなくなる。とはいえ、私は何をやったかを手帳に書き残すので、やはり紙の仕事手帳はいるのだが…。
できあがった作業スケジュールはスマホの小さな画面で見るにはびっしりと小さすぎるが、1~3日表示にすれば問題なく確認できる。
また休みの日などに、作業スケジュールを表示させたくないときには、カレンダーのタブをタッチすればすぐに切り替えられる。

以上は、無料で使えるGoogle Calenderでもできることだ。androidのスマホではGoogle Calenderは標準で使えるから、細かい設定はいらない。
実行時間を指定しないタスク管理(todoリスト)にはリマインダーという機能もあるから、それを使えばよい。あるいはGoogle 謹製のTodoというアプリもある。

スケジュールは15分単位、todoリストもすべてスケジュールに組み込む

ただ、最近はtodoリストを使わないスケジューリング術も盛んになりつつある。
すべてのtodoに見積もり時間を出して、バーチカルの時間軸に入れ込んでいくのだ。そうすることで、やり残すタスクがなくなる。
ちょっとしたことをいちいち書き出すなんて…と思うかもしれないが、一瞬で終わるが指定の日しかできないタスクというものがある。それはやはりスケジュールに組み込むしかない。

なので私はビジネスカレンダー2もGoogle Calenderも15分単位で設定している。例えば封筒の宛名を書いて切手を貼るという5分できる仕事も、スケジュールに組み込む場合は15分で入れておくのだ。時間が余る分には特に問題はない。
つまり、todoリストを作るのは複数のタスクをカレンダーに入力する前、頭を整理するためにざっと書き出すときで、普段は思いついたら都度入力することが多い。
以前は明日することを紙に書き出して帰るということをしていたが、その日のうちに消化できないタスクは出てくるので毎日書き写していた。やはり、やる時間を決めるというのは結構効果的かもしれしれない。

ガントチャートも作れる

ちなみに、ガントチャート専用のカレンダーを作って追加すれば、プロジェクトの工程も一緒に表示することも可能だ。プロジェクトでカレンダーを分ければ、色も分けられる。時間設定を終日にすればよい。
アイデア次第で自分好みのスケジュール表ができるというわけである。

作成したスケジュールの使い方

朝出社して「今日は何するんだっけ?」を一瞬で確認できるので、だいたいの予定を手帳に書きこんで仕事スタート。夕方、仕事のあとには、今日の進捗を見てまたスマホで調整していく。
ちなみにそのままGoogle Calenderを印刷してもよいし、付箋を使ったタスク管理で有名なカンミ堂のサービス「1マイ手帳」というものもある。印刷できる環境にあるなら紙の手帳すら買わなくてよい。
また、私は会社のセキュリティが厳しいのでできないが、例えば会社のOutlookと自分のGoogle Calenderを同期することなどができるのなら、使い勝手はさらによくなるだろう。

カンミ堂1マイ手帳 https://www.kanmido.co.jp/ichimai_techo/

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