検索性の高いパスワード管理帳の作り方

増え続けるネット関連のアカウント。

使いまわしをするわけにもいかず、IDやパスワードをそれぞれ管理するのは大変だ。

私はネットで仕事をしているので、仕事関連のパスワードだけでも50個くらいは管理している。

今はパスワードを管理できるアプリやサービスもあり、とても便利である。

が、私は案外古い人間らしい。

デジタルサービス大好きなのに、これだけはまだ、どうしても信用できないのである。

パスワードが流出したら困るから、Google DriveやEvernoteではなく、わざわざそういう管理アプリやサービスを使うのだが、そのアプリやサービスが狙われて、あるいは中の人のうっかりミスとかで流出したら目も当てられない…などとつい思ってしまう。

というわけで、パスワードだけは未だに紙ベースの管理をしている。

これのデメリットは紛失・焼失くらいだろうと思っている。

アプリやサービスで何か問題が起きる確率と、火事が起きる確率、どっちが高いのか(笑)。

というわけで、この記事では、ウェブサービスのアカウント(IDやパスワード)をアナログで管理するアイデアについて書いてみたい。

特に

  • たくさんのウェブサービスを使っていて、アカウントがどんどん増え続ける
  • IDやパスワードを頻繁に確認するが、書いたものがなかなか探し出せない

という状況に対応するにはどうしたらいいのか、いろいろ考えてみた。

今の管理方法と問題点

ン十年前にネットを使いはじめてから、実はずっと変わらないやり方をしてきた。

それは、手帳についていた別冊の住所録(最近はほぼ見ないが)に書くこと。

現在、2冊目になる。

当時、たまたまその年の手帳についていたものの使い道もなかったし、また1ページに数件書き込むのにちょうどいいので使い始めた。

薄っぺらいので、保管もカンタンだ。

ところが、さすがにもうウェブサービスなしでは生きていけないくらいの生活をしていると、入退会を繰り返すので、ページは足りなくなる。

それをまた書き写すのが面倒でだんだん空いたところに適当に書くようになり、毎回必要なアカウントをさがすのに苦労するようになってきた。

この時間が結構ロスになっている気もしていて、一度見直したいなと思ったのだった。

アナログでパスワードを管理するアイデア4選

アナログ管理しようとすると、どういう方法があるのか、検討してみたのは以下の4つ。

市販の住所録を使う

最近は、ダイソーや文具店にパスワード管理専用ノートが売られている。

ただし、表紙に「パスワード管理帳」的な文言が入っているのは防犯上いかがなものかw

ふつうのメモ帳のほうがいいのではないか?とも思う。

そして、コンパクトな分、ページ数も少ないので、たぶんすぐにいっぱいになってしまうと思う。

管理する量が多い場合は、住所録のほうがいいかもしれない。

ページ数の多いものもたくさん売られている。

住所録はあいうえお順などにページが分かれているので、検索もカンタンだ。

デメリットとしては、やはりいっぱいになったときに、書きたい位置に書けないことや、順番の入れ替えができないことになる。

名刺サイズカード&名刺ファイルを使う

1袋100枚くらいで売られている名刺サイズのカードと、名刺用のファイルで管理すれば、使わなくなったアカウントの情報を処分することができ、常にすっきりと整理できる。

ちなみに、ダイソーなどでそろえれば、経費は220円ですむ。

名刺ファイルは、2穴ファイルになっているようなものであれば、順番を変えるのも簡単だし、いくらでも増やしていける。

また、もし現在エクセルなどで管理しているなら、名刺印刷用のカードに出力すれば、手書きをする手間も省けるのではないだろうか。

デメリットとしては、ファイルなので場所を取ることと、万一カードをファイルから落としてしまうことがあったら…という心配だろうか。

単語帳を使う

リングで束ねられたカードに書いていくと、増減も順番の入れ替えも問題なくできる。

デメリットとしては、使っているうちに、カードが破れて紛失するおそれがあること、探す時に1枚ずつめくるので検索性はあまり良くないことだろう。

またリングがあると、やや収納しづらい。

ルーズリーフを使う

入れ替えができるノートといえば、ルーズリーフ。

大きめのルーズリーフなら、1面に複数のアカウントが書けるので、パッと見渡すことができそうだ。

ただし、厳密な順番変更や削除はややしづらい。

小さなルーズリーフなら、単語帳感覚で1枚に1アカウントなどの使い方もできるし、リングほどには邪魔にならない。

バレットジャーナルをヒントに

実は結局、どれもしっくりこなかった。

いずれも一長一短で、個人的にはデメリットが許容範囲内のものがない気がしたからだ。

結局、「順番をあとから変える」「退会したサイトを処分する」ということを断念し、あえてふつうのメモ帳に今までと同じく時系列で書きつけていくことにした。

ただし、バレットジャーナル式にインデックスをつけることで、検索性をアップさせようという魂胆だ。

用意したのは、以下の2つ。

  • ニトムズのSTALOGY エディターズシリーズ、1/2イヤーノート(A6サイズ
  • ナンバリングができる回転式スタンプ

どうインデックスを作るのか?

ノートの前か後ろに、インデックスページを作るのだが、検索性をアップしたい場合、以下のようなインデックスが考えられる。

  • あいうえお順(ABC順)
  • ジャンル別(メールアドレス、金融機関、ショッピングサイト…など)

もちろん、これら2種類のインデックスを作れたらいうことなしだが、少し手間がかかりすぎるし、ページも使ってしまうのでやめた。

やはり、あいうえお順が一番堅いかなと思い、あ~わの44ページを作ることにした(ちなみに、ページを節約したい場合、ABC順にすれば26ページで済む)。

1/2イヤーノートは192ページもあるので、あと148ページは使える。

そして、ジャンルに関しては、インデックスではなくタグを使ってみた。

100円ノート術でおなじみの、ページの端を塗りつぶすアレだ。

というのも、アカウントは、モノによっては2つのジャンルにまたがることもある。

例えば金融機関のアカウントも、私用とビジネス用があるが、ビジネス用のほうは「金融機関」「ビジネス」という2つのタグをつけることができるわけだ。

検索性アップ!パスワード管理帳の作り方

  1. インデックスページを作る
  2. ジャンルタグのインデックスを作る
  3. ページスタンプを押す
  4. アカウントを書き写す
  5. インデックスを書く
  6. タグをつける

インデックスページを作る

ノートの冒頭から、1ページずつ上のほうに「あ」「い」という感じで書いてく。

ジャンルタグのインデックスを作る

ノートの最終ページに、ジャンルタグのインデックスを作る。

1/2イヤーノートのA6サイズは、5ミリ方眼で縦に26マスあるので、1cmずつ、つまり13種類までのタグを使うのに良いと思う。

ページスタンプを押す

45ページ目から、ページナンバースタンプを押していく

スタンプがない場合は、もちろん手書きでもよい。

アカウントを書き写す

まだ現役のアカウントを書き写していく(1ページにいくつでも良い)。

その際、五十音順はまったく無視して、ある程度ジャンルごとに書いていくと便利だ。

例えば、HPやブログを運営する場合、ドメインのアカウントと、サーバーのアカウントは同時に見ることも多いので、同じページのほうがよい。

インデックスを書く

インデックスページに、書き写したアカウントがそれぞれ何ページにあるのかを書いていく。

通常はこれを見て探せばよい。

タグをつける

アカウントを書き写したら、よく使う(検索する頻度の高い)ジャンルのものは、ノートの端を「同じ色、同じ位置」で塗りつぶしていく。

これが検索用のタグになる。

長く使える方法が良い

正直、これらの作業は結構骨が折れる。

利便性アップのためとはいえ、それなりに時間と労力をとられてしまうので、頻繁にやる作業ではない。

なるべく簡単に整理できたり、長く使えるような方法にしておいたりすることをお勧めする。

1/2イヤーノートは紙が薄く、コンパクトでもしっかり192ページもあるので、しばらくは使えるだろう。

またA6サイズは文庫本程度で厚さは7mm程度だから、収納の場所もとらないし、携帯性(ほぼしないが)も悪くない。

あとは、このノートを火事や風水害から守ってくれる金庫に入れておくべき…な気もするが、それでは使えないし(笑)。

ちなみに、以前の管理帳も念のため捨てずにとっておこう。

私自身、ごくたまにだが、一番最初の管理帳を見ることがないわけではない。

まあ、こういうのがイヤでパスワード管理アプリやクラウドサービスを使う人が増えているのだろう。

それでもアナログがいいのよ!という昔気質の方の参考になれば。

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