紙のレシートの整理と保管(個人事業主向け)

個人事業主にとっては結構悩ましい確定申告。

確定申告の何が大変かというと、レシートや領収書の整理だと思う。
というか、これは確定申告以前の問題なのだが(苦笑)。

電子帳簿保存法がスタートして、すべてのレシートを紙で保存する必要はないものの、やはり実店舗で文具ひとつ買えば、紙のレシートは発生するわけで。

電子帳簿保存法では、紙のレシートは、スキャンしてデジタル化することもできるし、そのまま保管することもできる。

ただし、デジタル化する場合は、レシートをもらってから2ヶ月+7営業日以内にスキャンし、かつ改ざん防止のためのタイムスタンプが必要となる。
また、ファイル名も日付・取引先・金額を入れなければならない。

でも、それがすんだら、レシートは処分してOK。
なので、全部デジタル化する!と決めているなら、基本的に手元にはレシートの現物は残らない。

一方、毎年2月までレシートをためておくタイプの人は、そのまま保管組だと思うが、では、確定申告までどうためておくか?
どうためておくと申告書を作るときに便利なのか?

この記事はで、「紙のレシートを紙のまま保管しておく」こと前提に、確定申告に便利なレシートの整理方法を書いてみる。

紙のレシートの整理は2通りある

月毎に分ける

起業した年は「とにかくレシートを捨てない」ということに気をとられ(笑)、とりあえず、箱をひとつ用意してそこに放り込んでいった。

ただ、それを2月頃に整理するのが大変で(開業費の分もかなりあったため)、「やっぱり月に1回はやろう」と考えて、月ごとにレシートをまとめる方式に。

具体的には、12の仕切りがある(13ポケットの)ドキュメントファイル(蛇腹式ファイル)を買って、そこに月別に入れていった。

[商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]

SMART FIT ドキュメントファイル A4
価格:1045円(税込、送料別) (2022/3/18時点)


このリヒトラブのファイルは、ポケットの片側が少し低めになっているので、クリアファイルや封筒などを入れても出し入れしやすい。

ネットショッピングをするとA4のコピー用紙で領収書が来ることも多いし、Amazonや楽天も印刷しないといけなかったから、この形のファイルは使いやすかった。

ただし、月別に分けるというのは、実は「今月分のレシートをまとめておく」だけでは不十分で、「今月分のレシートを帳簿に記入する」ところまでする場合に限り、このやり方が便利だ…ということがわかってきた。

ジャンル別に分ける

2月にある程度まとめてレシートを整理し、確定申告の作業をしていくなら、実はジャンル別にわけたほうがやりやすい。

ジャンル別というのは、つまり最終的には仕訳につながる。
通信費や図書費、交通費、消耗品費など。

実際の作業としても、ジャンルごとに1年分を洗い出していくほうがわかりやすい。

例えば事業用の携帯電話代。
キャリアのサイトから各月の明細をダウンロードして、1月は○円、2月は○円…といったふうに拾い上げていくほうが簡単だ。

なので、先ほどのドキュメントファイルは月別ではなく、ジャンル別に分けて使うとよい。

何月であろうと、切手を買ったら「通信費」のポケットに入れる。
切手はその時に使ったのか、それとも予備で買っておいたのかで仕訳は変わるが、それはおいおいすればいい話で、とりあえず、切手や宅急便で荷物を送ったら「通信費」のポケットへ。
宅急便で荷物を送るのもまた仕訳は変わるけども、それはまたおいおい…
スマホのSIMを追加したら、それも「通信費」へ。

そんな感じでとりあえず、ざっくりジャンルごとにまとめておくと、あとでの作業がだいぶ楽になる。
また、ジャンルごとに総ざらいしていくので、見落としも少なくなる。

業種・業態でも便利な方法は異なる

というわけで、確定申告に向けた日々のレシートの整理は、

  • 毎月きちんと帳簿を付ける…月毎が便利
  • 2月頃にある程度まとめて作業する…ジャンル毎が便利

ある程度の規模の法人だと月毎が当たり前で、個人事業主向けの本などにも月毎にレシートをノートに貼っていこうと書いてあるものもある。

ただ、経理担当者がいる法人とは違って、何もかも自分ひとりでしなければならない個人事業主は、そうそう理想通りにはいかないのではないだろうか。

例えば、先日e-Taxが落ちたが、みんな結構ぎりぎりになってしまうから、結局締め切り直前にアクセスが集中したんだろうなあと。

とはいえ、月毎か、ジャンル毎か、どちらが便利なのかはおそらく、業種や業態による。

実店舗があり、日々細かなお金が動く場合と、ネット専業で月に数回まとまったお金が動く場合とではやり方は異なるだろう。

また、青色申告の場合は一応複式簿記で帳簿を付けるというのも義務化されているので、何もしないというわけにもいかない。

私の場合は、実店舗を運営しているわけでも小売業でもないので、帳簿自体はわりとシンプルなほうだと思う。

複式簿記で出納帳や売掛帳を作るが、実質的にはそれは会計ソフトに任せていて、そのひとつ手前の作業にあたるメモは、発生したときにノートに書くようにしている。

ちなみに会計ソフトは、クラウド型のfreeeを使っている。


完全デジタル化は迷うところ

私自身は、今のところ、電子帳簿保存法に関して、紙のレシートを無理やりデジタル化する必要はないのでは?と思っている。
(デジタルで取引したものをわざわざ紙に出力すること自体は紙やインクがもったいないし、手間もかかるので辟易していたが)

最近では紙のレシートはもともと少ないし、その他にもなんだかんだ紙でとっておきたい書類は発生するだろうし、保存期間も7年でいいなら、それくらい別にいいかな?という感じだ。

レシート1枚に対するデジタル化作業の負担のほうが大きい気がするからだ。
(期限、タイムスタンプ、ファイル名付)

ただし、7年を過ぎて紙を捨てても何かしらデータを残しておけるので、確定申告とは関係なくまとめてスキャンして残しておいてもいいかなとは考えている。
それはそれで、クラウドなりどこかのスペースを占有してしまうデメリットもあるのだが。

そのうちこの問題を解決するサービスや商品も登場すると思うので、もう少し待ってみてもいいかなとも思っている(笑)。

コメント

タイトルとURLをコピーしました